Privacy beleid en fotoprotocol Amsterdam Crusaders

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Door deze verordening krijgen mensen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. Hun privacyrechten worden namelijk versterkt en uitgebreid.

Gelet op de verplichtingen van de AVG heeft Amsterdam Crusaders haar eigen privacybeleid en fotoprotocol vastgesteld (zie hierna).

Over de AVG

Privacyverklaring Amsterdam Crusaders

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van Amsterdam Crusaders

Graag je aandacht voor de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die op 25 mei aanstaande actief wordt. Deze wetgeving gaat over jouw persoonsgegevens en wat wij ermee doen.

Amsterdam Crusaders wil graag je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens als je:

• lid bent;
• ingeschreven wilt worden als lid;
• vrijwilliger of medewerker bent of wilt worden;
• sponsor bent of wilt worden;
• toeleverancier bent.

Wie zijn wij en wie ben jij?

Wij zijn de Amsterdam Crusaders, opgericht in 1903 en als vereniging ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 40534446 met als vestigingsadres: Sloterweg 1043 G te (1066 CC) Amsterdam. Wij zijn te bereiken via het emailadres info@crusaders.nl en via ons algemeen telefoonnummer 06 – 34861284 Via onze website www.crusaders.nl zijn meer contactgegevens te vinden.

Jij bent lid, medewerker, vrijwilliger, sponsor of toeleverancier van Amsterdam Crusaders. Daar waar wij jou als lid aanspreken bedoelen we bij minderjarigheid ook je ouders, voogd of verzorger mee.

Begrip

Wij vragen als vereniging, die volledig gedragen wordt door vrijwilligers, jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis, daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen. Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Aanvullingen en afwijkende afspraken

Ben je medewerker, vrijwilliger, leverancier, sponsor of deelnemer aan een door de Amsterdam Crusaders georganiseerde activiteit? Dan gelden naast de hier genoemde zaken ook aanvullende en afwijkende afspraken. Kijk in dat geval voor meer informatie in onze overige AVG documentatie die wij via de website beschikbaar stellen.

Daar waar deze voorwaarden geen uitsluitsel geven is de wet AVG bepalend.

Algemeen

Wij maken graag foto’s en films van wedstrijden, activiteiten en natuurlijk de teamfoto’s om op onze website en social media te plaatsen. Daarbij willen we ook af en toe namen noemen zodat bijvoorbeeld duidelijk is wie op de foto staat.

Ook gebruiken wij de persoonsgegevens om jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd van bent aan te kunnen melden voor activiteiten, wedstrijden en andere AFBN (Koninklijke Nederlandse voetbalbond) gerelateerde zaken.

De gegevens zijn nodig om een juiste administratie te kunnen voeren voor het verwerken van de contributie, teamindelingen, verzekeringen en aanmelding bij de door AFBN georganiseerde activiteiten zoals wedstrijden en toernooien.

Hierbij geven we jou een overzicht van de soort gegevens die wij bewaren met betrekking tot jou of je zoon of dochter of iemand waar jij de voogd/verzorger van bent en voetbalt bij Amsterdam Crusaders en vermelden daarbij waarvoor wij deze gebruiken.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Amsterdam Crusaders houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;
• Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, zoals het innen van de contributie of het aanmelden voor AFBN wedstrijden etc;
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Amsterdam Crusaders zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons over wenst op te nemen kan dit via e-mail: info@crusaders.nl

Aanmelden en lidmaatschap

Het inschrijven en je aanmelden als lid van Amsterdam Crusaders kan uitsluitend digitaal via het online aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jou gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze administratie.

Wij verwerken onderstaande gegevens van onze leden zolang als daartoe een wettelijke grond is of vanuit de AFBN een verplichting op ligt.

Persoonsgegevens	Doel	AFBN	Boekhouding
Voornaam	Hebben we nodig zodat we niet iedereen ‘hey’  hoeven te noemen.	Ja	Ja
Achternaam (incl tussenvoegsel)	Omdat er wel heel veel met dezelfde voornaam zijn. En hier bedoelen we ook het tussenvoegsel mee.	Ja	Ja
Adresgegevens	Dit zijn je straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats. We willen graag weten waar je woont zodat we bijvoorbeeld bij calamiteiten je familie kunnen bereiken. Maar ook voor bijvoorbeeld subsidieaanvragen moeten we weten hoeveel leden uit de gemeente Amsterdam zijn.	Nee	Ja
Telefoonnummer	We hebben wel graag een telefoonnummer via welke wij familie kunnen bereiken mocht dat eens nodig zijn.	Nee	Ja
Telefoonnummer mobiel	Heb je zelf geen mobiel nummer, geef dan je thuisnummer door of het mobiele nummer van je ouders, voogd of verzorger. Dit hebben we nodig om snel contact te zoeken als we willen informeren over calamiteiten of plotselinge wijzigingen. Ook wordt je mobiele nummer gebruikt voor de groepsapp van het team. Op die manier kan snel informatie gedeeld worden over wedstrijden en trainingen, zodat je niet voor niets op het veld staat bij een afgelasting of te laat bij een wijziging in tijd. Wij vragen er bij de inschrijving wel toestemming voor maar hier ben je echter zelf verantwoordelijk voor en kun je je ook altijd en per direct bij je trainer of teamleider voor uitschrijven.	Nee	Ja
Emailadres	Een e-mailadres is verplicht. Niet alleen wij willen je op deze manier kunnen bereiken, maar het is ook vanuit de AFBN verplicht inzake tuchtzaken. Dit wordt niet meer per post afgehandeld maar per e-mail. Wij gebruiken het e-mailadres om je te informeren over clubzaken. Voor de nieuwsbrief die wij een paar keer per jaar versturen kun je zelf eventueel een ander e-mailadres opgeven nadat je de eerste ontvangen hebt. Hiervoor kun je je altijd afmelden maar ook anderen aanmelden, bijvoorbeeld opa en oma en andere supporters van de club. De nieuwsbrieven versturen wij met het programma ‘mailchimp’ en hebben met hun een verwerkersovereenkomst. Afmelden van die nieuwsbrief mag maar raden wij af, omdat we je dan niet meer optimaal kunnen informeren over clubaangelegenheden.	Ja	Ja
Geslacht	Voor het samenstellen van de teams is het nodig om te weten of je een jongen of meisje bent. Ook de AFBN wil bij het indelen van de teams kunnen aangeven of het om een heren-, damesteam of gemengd team gaat. Dit kan bijvoorbeeld weer gebruikt worden om de kleedkamerindeling in orde te krijgen zodat dames/meisjes en heren/jongens gescheiden kunnen omkleden en douchen.	Ja	Ja
Nationaliteit	Wij willen graag weten hoe internationaal onze teams en club is.	Nee	Ja
Geboortedatum	Zodat je bij leeftijdgenootjes kunt spelen. vanuit de AFBN is er een verplichting dat bij wedstrijden kinderen uit dezelfde leeftijdscategorie tegen elkaar uit dienen te komen. Er kan dispensatie aangevraagd worden. Daarom is de geboortedatum van belang.	Ja	Ja
Vorige vereniging	Bij een overschrijving van een andere Football club naar ons kan het handig zijn om te weten waar je vandaan komt.	Nee	Nee
Bij minderjarigen: gegevens ouder, voogd, verzorger	Indien je minderjarig bent, jonger dan 18 jaar, dan moet een van je ouders, voogd of erkent verzorger voor jou toestemming geven. Wij hebben dan de naam van de ouder, voogd of verzorger nodig en zijn of haar hoedanigheid. De toestemming en de gegevens worden door ons altijd gecontroleerd.	Ja	Ja
AFBN nummer	Dit is je AFBN lidmaatschapsnummer voor het leven. Hiermee weten we zeker over welke speler het gaat bij correspondentie met de AFBN en voor transfers naar andere clubs. Dit nummer kun je zelf niet opgeven dat krijg je automatisch van de AFBN.	Ja	Ja
Bankgegevens	Voor het automatisch kunnen incasseren van de contributie hebben wij een bankrekeningnummer nodig waar we het bedrag van af kunnen schrijven. Daarbij dien je ons een machtiging te geven voor automatische incasso. ClubCollect draagt zorg voor het incasseren van de contributie. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met ClubCollect.	Nee	Ja
Overige informatie	Als club stellen wij het op prijs als je ook de overige informatie van de club leest zoals de reglementen en zaken als informatie over lidmaatschap en contributie. Voor deze laatste twee en de AVG verklaring vragen wij expliciet akkoord	Nee	Ja

Afmelden lidmaatschap en beëindigen van de relatie

Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen dan zullen wij er voor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden uit onze administratie. Zover het gewenst is een kopie te krijgen van jou gegevens kan deze via de ledenadministratie opgevraagd worden via het e-mailadres info@crusaders.nl. Je kunt vervolgens zelf zorgdragen voor het verstrekken van je gegevens aan andere partijen. Daar waar wettelijke verplichtingen liggen of de verplichting vanuit de AFBN wordt opgelegd zullen wij zorgdragen voor het aanleveren van gegevens aan een eventuele andere Football club indien van toepassing. Het moment van het definitief verwijderen van jouw gegevens wordt bepaalt door de wettelijke verplichtingen waaraan wij gehouden zijn.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die je aan ons doorgeeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derden partij voor:

• Je registratie bij de AFBN;
• De groepsapp van je team;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken middels een verwerkingsovereenkomst om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU

Wij verwerken, bewaren en verstrekken geen persoonsgegevens bij of aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor expliciet toestemming is gegeven door de ouder, voogd, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verwerkersovereenkomsten met derden

Met derden met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over welke gegevens zij van ons krijgen en vooral met welk doel zij deze gegevens mogen gebruiken.

ClubCollect: Het incassobureau voor de contributie. Zij beschikken over jou naam, (email)adres en bankrekeningnummer om de incasso van de contributie te kunnen uitvoeren. Je kunt contact opnemen met de ledenadministratie van Amsterdam Crusaders via info@crusaders.nl inzake het inzien of verwijdering van jouw gegevens.

Meer over hun privacy policy: http://www.clubcollect.com/nl/legal/privacy_statement

AFBN: Zij beschikken over de naam, geboortedatum en e-mailadres van het clublid waardoor deelname aan AFBN wedstrijden mogelijk is, de tuchtcommissie je kan berichten en de rechtmatigheid van je lidmaatschap kan beoordelen (bijvoorbeeld om te controleren dat je bij één Football club en in het qua leeftijd juiste team bent ingeschreven). Je kunt contact opnemen met de ledenadministratie van Amsterdam Crusaders via info@crusaders.nl inzake het inzien of verwijdering van jouw gegevens.

Over de gegevensverwerking bij overige aan Amsterdam Crusaders gelieerde partijen, zoals bijvoorbeeld een fysio, sponsoren etc., hebben deze partijen een eigen verantwoording aangezien de gegevens niet door Amsterdam Crusaders aan hen verstrekt zijn.

Het kan voorkomen dat Amsterdam Crusaders in opdracht van een derde partij een nieuwsbrief aan haar leden verstuurd, maar daarbij zijn geen persoonsgegevens aan de betreffende partij overgedragen.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de voor ons beschikbare gegevens over jou en het recht om van Amsterdam Crusaders als zijnde de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging inzage van jouw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.
Je hebt altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Wij handelen verzoeken voor inzage en verwijdering af op basis van binnenkomst van het verzoek en binnen de redelijkheid van capaciteit die wij daartoe vrij kunnen maken. Wij zullen gegevens verwijderen zodra deze niet meer volgens wetgeving noodzakelijk zijn aan te houden.

Medische gegevens

Amsterdam Crusaders organiseert voor haar leden trainingskampen en spelen buitenlandse wedstrijden. Hiervoor vraagt Amsterdam Crusaders naar medische bijzonderheden en de gegevens van de zorgverzekeraar en polisnummer van haar leden die van belang kunnen zijn voor de begeleiders tijdens deze trips. Het beoordelen van speelfitheid en de verantwoordelijkheid van het in de breedste zin van het woord medisch verantwoord kunnen beoefenen van de American Football sport ligt geheel bij jou zelf of zover van toepassing je ouders of voogd.

Juistheid gegevens

Jijzelf blijft als lid of relatie van de Amsterdam Crusaders verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen, dan geef je deze wijzigingen aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid of de ouders, verzorger of voogd.

Beveiligen van de gegevens

Amsterdam Crusaders zal zich inspannen om uiterst zorgvuldig met de verstrekte gegevens om te gaan. De gegevens worden elektronisch bewaard met gebruik van daarvoor gangbare programmatuur en opslagmedia. Wij zullen ons inspannen om voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de computerapparatuur en de daarop opgeslagen persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

Bij een geconstateerd datalek doen wij altijd aangifte bij de autoriteit persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking hebben wij tevens de volgende maatregelen genomen:

• Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens Amsterdam Crusaders van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan welke in een geheimhoudingsverklaring met betreffende personen en instituten is vastgelegd.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen waar mogelijk voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

Amsterdam Crusaders is verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze functie wordt vervult vanuit de ledenadministratie aangezien daar de verwerking van de gegevens plaatsvind.

Vragen over de gegevensbescherming kun je per e-mail indienen via info@crusaders.nl

Vragen, opmerkingen of klachten inzake het AVG beleid van Amsterdam Crusaders

Mocht je een vraag, opmerking of klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Amsterdam Crusaders dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Via de website van Amsterdam Crusaders zijn de mogelijkheden om contact op te nemen terug te vinden. Je mag natuurlijk ook altijd een medewerker aanspreken.
Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de van overheidswege ingestelde toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen van het privacy beleid

Amsterdam Crusaders past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website www.crusaders.nl zal steeds de meest recente versie van ons privacy beleid worden opgenomen. Wij raden je dan ook aan het privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.
Privacybeleid aangepast op 1 maart 2019.